Administratieve vereisten WW-premiedifferentiatie
Laatste update 30 maart 2020 13.09 uur
Op 1 januari 2020 is de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) in werking getreden, waaronder ook de WW-premiedifferentiatie naar de aard van het contract. Werkgevers betalen een lagere WW-premie voor werknemers met een vast contract dan voor werknemers met een flexibel contract. Hiermee beoogt de regering een vast contract aantrekkelijker te maken voor werkgevers. Om in aanmerking te komen voor de lage WW-premie gelden wel enkele administratie vereisten.
Wanneer geldt de lage WW-premie?
De lage WW-premie mag door werkgevers worden afgedragen voor werknemers met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, waaruit blijkt dat geen sprake is van een oproepovereenkomst. De arbeidsovereenkomst moet zowel door de werkgever als de werknemer worden ondertekend en voorzien zijn van een datum. Bovendien moet de werkgever de arbeidsovereenkomst in de loonadministratie bewaren. Indien niet aan deze vereisten is voldaan, is de werkgever in principe de hoge WW-premie verschuldigd.
In de praktijk komt het regelmatig voor dat er geen schriftelijke arbeidsovereenkomst aanwezig is, bijvoorbeeld omdat de arbeidsovereenkomst mondeling is aangegaan of omdat een arbeidsovereenkomst na een lang dienstverband kwijt is geraakt. Ook is het bij veel werkgevers gebruikelijk om geen nieuwe schriftelijke arbeidsovereenkomst aan te gaan als een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd wordt omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Gevolg is dat er in deze gevallen niet voldaan is aan de administratieve vereisten voor de lage WW-premie.
Versoepeling schriftelijkheidsvereiste
Om de administratieve lasten te beperken heeft de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in een Kamerbrief van 9 december 2019 aangegeven dat werkgevers in gevallen waarin geen arbeidsovereenkomst (meer) aanwezig is, niet een geheel nieuwe arbeidsovereenkomst hoeven op te maken. Volstaan kan worden met een addendum, een aanvulling op de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst. Dit addendum moet voldoen aan de administratieve vereisten zoals hiervoor genoemd.
Daarnaast blijkt uit een kennisdocument van de Rijksoverheid van 21 januari 2020 dat het schriftelijkheidsvereiste nog verder is versoepeld. Om te voldoen aan het vereiste volstaat ook een digitale handtekening, evenals instemming van de werknemer via de e-mail of in een HR-systeem met gebruik van zogenoemde stemknoppen. Van belang is dus dat de werkgever bewijs heeft van de instemming van de werknemer.
Coulanceregeling: uitstel tot 1 april 2020
In voornoemde kamerbrief onderkend de Minister dat niet alle werkgevers in staat zullen zijn om voor 1 januari 2020 een door beide partijen ondertekende schriftelijke arbeidsovereenkomst of addendum in hun loonadministratie op te nemen. Om werkgevers tegemoet te komen geeft de Minister, in samenspraak met de Belastingdienst, drie maanden extra de tijd om te voldoen aan de administratieve vereisten voor de lage WW-premie. Deze coulance-regeling geldt alleen voor arbeidsovereenkomsten die al bestonden voor 1 januari 2020. Is niet voldaan aan de administratieve vereisten vóór 1 april 2020? Dan is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2020 alsnog de hoge premie verschuldigd.
Update: uitstel tot 1 juli 2020
Vanwege de impact van het coronavirus is gebleken dat het niet voor alle werkgever praktisch mogelijk is om aan het schriftelijkheidsvereiste te voldoen voor 1 april 2020. Daarom is de coulanceperiode voor het schriftelijk vastleggen van de arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd met drie maanden verlengd tot 1 juli 2020. Dit geldt opnieuw alleen voor werknemers die al in dienst waren vóór 1 januari 2020 voor onbepaalde tijd.
Wil je meer weten over bovenstaande onderwerp of heb je andere arbeidsrecht gerelateerde vragen? Neem contact op met ons team arbeidsrecht en ontslagrecht.