Privacystatement PlasBossinade Notarissen N.V.

Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie PlasBossinade Notarissen persoonsgegevens verwerkt:

1. (potentiële) cliënten van PlasBossinade Notarissen, dan wel vertegenwoordigers (zoals bestuurders) of anderszins betrokkenen bij cliënten van PlasBossinade Notarissen;
2. bezoekers aan het kantoorgebouw/de kantoorgebouwen van PlasBossinade Notarissen;
3. bezoekers van de website www.plasbossinade.nl;
4. ontvangers van digitale nieuwsbrieven van PlasBossinade Notarissen;
5. deelnemers aan bijeenkomsten van PlasBossinade Notarissen;
6. sollicitanten van PlasBossinade Notarissen;
7. alle overige personen die met PlasBossinade Notarissen contact opnemen of van wie PlasBossinade Notarissen persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar aandeelhouders, medewerkers en student-stagiaires;
8. geïnteresseerden in werken bij PlasBossinade Notarissen (job alert).

PlasBossinade Notarissen verwerkt persoonsgegevens die:

• zijn verstrekt voor het opmaken van een notariële akte;
• nodig zijn voor het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• nodig zijn om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
• nodig zijn voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
• u zelf (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de kantoorwebsite) heeft verstrekt, zoals contactgegevens en - afhankelijk van de aard van de gelegenheid - andere persoonsgegevens;
• tijdens een bezoek van u aan de kantoorwebsite of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven zijn gegenereerd (zoals het IP-adres, het surfgedrag op de kantoorwebsite, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de kantoorwebsite wordt genavigeerd); ook wordt geregistreerd of u een digitale nieuwsbrief of commerciële e-mail opent en op welke onderdelen daarvan u klikt;
• door camerabeelden bij een bezoek aan het kantoorgebouw/de kantoorgebouwen van PlasBossinade Notarissen zijn vastgelegd. Aan de buitenzijde worden camerabeelden gemaakt, om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel niet bewaard;
• PlasBossinade Notarissen heeft ontleend aan andere bronnen, waaronder zakelijke en/of social media platformen als LinkedIn, openbare zakelijke websites, het handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster; te denken valt hierbij aan ingevulde en benodigde contactgegevens en andere persoonsgegevens;
• door sollicitanten worden verstrekt, waaronder in het bijzonder: contactgegevens, opleidingsniveau, CV, motivatie, cijferlijst en andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant, zoals referenties, getuigschriften en – op vrijwillige basis – pasfoto;
• bij aanmelding voor de job alert via WhatsApp worden verstrekt, waaronder in het bijzonder: voornaam, achternaam, e-mailadres en/of 06-nummer.

Cookies en hyperlinks

PlasBossinade Notarissen maakt op haar kantoorwebsite gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een website wordt opgeslagen op de harde schijf van de gebruiker.

De kantoorwebsite maakt gebruik van de volgende soort cookies:

• functionele cookies: welke noodzakelijk zijn voor een goede werking van de website of bijvoorbeeld het vastleggen van uw voorkeuren, of cookies die een chatgesprek mogelijk maken;
• Google-Analytics/cookies: PlasBossinade Notarissen gebruikt deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de kantoorwebsite gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. PlasBossinade Notarissen heeft hier geen invloed op. PlasBossinade Notarissen heeft een verwerkersovereenkomst met Google gesloten, de laatste octet van uw IP-adres binnen Google Analytics geanonimiseerd en ‘gegevens delen’, ook voor advertentiedoeleinden, uitgezet. PlasBossinade Notarissen maakt geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
• LinkedIn advertentiecookies: alleen als u toestemming geeft door in de cookiebalk op 'Ik ga akkoord' te klikken gebruikt PlasBossinade, om advertenties beschikbaar te stellen, cookies van LinkedIn. Deze cookies zorgen ervoor dat voor u relevante advertenties worden weergegeven.​ Meer informatie over cookies van LinkedIn vind u hier.

De kantoorwebsite van PlasBossinade Notarissen bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media knoppen van Twitter, Google+ en LinkedIn. Als op deze knoppen wordt geklikt, worden persoonsgegevens verwerkt door het desbetreffende social media platform. PlasBossinade Notarissen is niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van die social media platformen. Evenmin is PlasBossinade Notarissen verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platformen. Voor antwoord op de vraag hoe Twitter, Google+ en LinkedIn met persoonsgegevens omgaan, wordt verwezen naar de privacystatements van deze platformen.

PlasBossinade Notarissen verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. het uitvoeren van een overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische diensten en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
2. het voldoen aan een wettelijke verplichting, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft);
3. het onderhouden van contact, door toezending van de digitale kantoornieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar u zelf om heeft gevraagd;
4. het verbeteren van product- en dienstinformatie en het uitvoeren van gerichte marketingacties, teneinde cliënten/doelgroepen van relevante informatie te kunnen voorzien, zonder bij de daarvoor benodigde combinatie en analyse van gegevens bijzondere persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens te betrekken en zonder individuele cliëntprofielen aan te leggen;
5. het evalueren van een bijeenkomst (zoals een workshop of seminar), aan de hand van door deelnemers ingevulde evaluatieformulieren;
6. het verbeteren van de kantoorwebsite www.plasbossinade.nl;
7. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de kantoorwebsite voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de kantoorwebsite worden bekeken en het klikgedra Het gaat om generieke rapportages die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
8. het bewaken van de toegang tot het kantoorgebouw/de kantoorgebouwen en het beschermen van vertrouwelijke gegevens;
9. het beoordelen van geschiktheid voor een tijdelijke of vaste functie;
10. specifiek voor de job alert: het attenderen op vacatures en (studenten)activiteiten.

Als PlasBossinade Notarissen een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens geldt dat daarvoor de geldende wettelijke termijnen in acht worden genomen.

Als PlasBossinade Notarissen persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan normaliter één van de volgende zijn:

• openbare en niet openbare (publieke) registers, waaronder het Kadaster, Kamer van Koophandel, Basisregistratie Personen (BRP);
• makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst, losse hypotheek of los royement waarin u één van de partijen bent;
• schenker;
• bank;
• vereniging van Eigenaars;
• rechtbank;
• accountant;
• belastingadviseur;
• testateur.

PlasBossinade Notarissen geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht of noodzakelijk is om de werkzaamheden uit te voeren dan wel relevant voor de betreffende transactie.

Uw persoonsgegevens worden door PlasBossinade Notarissen niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

PlasBossinade Notarissen hanteert verder in beginsel de volgende maximale bewaartermijnen

1. gegevens van sollicitanten: vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure of, indien hiervoor expliciete toestemming gegeven, één jaar na afronding van de sollicitatieprocedure (indien u in tijdelijke of vaste dienst bent gekomen worden deze gegevens onderdeel van het personeelsdossier);
2. job alert: tot het moment van afmelding;
3. bezoekers van de website plasbossinade.nl: maximaal veertien maanden in Google Analytics;
4. ontvangers van nieuwsbrieven van PlasBossinade Notarissen: maximaal één jaar na uitschrijving/afmelding voor de nieuwsbrief, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.

Wanneer uw persoonsgegevens door PlasBossinade Notarissen worden verwerkt kunt u gebruik maken van de rechten die u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) toekomen. Dit doet u door middel van een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit dit privacystatement. Voordat PlasBossinade Notarissen uw aanvraag inwilligt, zal PlasBossinade  Notarissen u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

PlasBossinade Notarissen stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de AVG. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door PlasBossinade Notarissen dan horen wij dit graag via notarissen@pbnotarissen.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.