Aanbesteding beoordeeld door drie in plaats van vier beoordelaars: vatbaar voor herstel

Eindhoven Airport heeft in juli 2018 een offerteaanvraag gedaan in de vorm van een aanbesteding. De aanbesteding zag op een digitaal systeem voor het beheer van documenten. In de aanbestedingsstukken stond dat alle inschrijvingen beoordeeld zullen worden door een onafhankelijke, multidisciplinaire beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie zou bestaan uit vier deskundigen, afkomstig van vier verschillende lagen, te weten: een deskundige op het gebied van ICT, een projectteamlid, een inkoopdeskundige en een lid van het managementteam. In de aanbestedingsstukken was verder bepaald dat de individuele leden van de beoordelingscommissie punten zullen toekennen per (sub)gunningscriterium, waarna die individueel toegekende cijfers in een plenaire bespreking met de hele beoordelingscommissie besproken zullen worden. Tijdens deze bijeenkomst zouden de leden van de beoordelingscommissie gezamenlijk tot een definitieve eindscore komen.

Op de aanbesteding zijn drie inschrijvingen ontvangen, waaronder die van Advantive. Op 3 september 2018 heeft Eindhoven Airport aan Advantive medegedeeld dat haar inschrijving als tweede is geëindigd en dat dat betekent dat de opdracht niet aan haar zal worden gegund. Uit de voorlopige gunningsbeslissing blijkt dat drie beoordelaars de inschrijvingen hebben beoordeeld, in plaats van het vooraf gemelde aantal van vier beoordelaars. Advantive heeft daar bezwaar tegen gemaakt en uiteindelijk een kort geding aangespannen.

Zoals gezegd heeft Eindhoven Airport vlak voor het kort geding een herbeoordeling van de inschrijvingen laten uitvoeren door een nieuwe onafhankelijke en multidisciplinaire (her)beoordelingscommissie die nu wel uit vier deskundigen bestond die allemaal afkomstig waren uit de verschillende lagen binnen Eindhoven Airport.

De voorzieningenrechter acht het van belang dat Eindhoven Airport op eigen initiatief en zonder de inschrijvende partijen daarvan vooraf op de hoogte te stellen is afgeweken van de door haarzelf voorgeschreven beoordelingsprocedure. Door het feit dat de beoordeling door slechts drie personen is uitgevoerd in plaats van door een beoordelingscommissie van vier personen, is de wijze van beoordeling van de inschrijvingen essentieel gewijzigd. Daarbij is van belang dat niet alleen slechts drie personen individueel beoordeeld hebben, maar ook dat er maar drie in plaats van vier beoordelaars in overleg zijn gegaan om tot een gezamenlijke definitieve score te komen. Gelet hierop is de voorzieningenrechter van oordeel dat de beoordeling van de inschrijvingen op wezenlijk andere wijze heeft plaatsgevonden dan in de aanbestedingsstukken is omschreven.

Het enkele feit dat alle inschrijvingen op dezelfde wijze (door de drie beoordelaars) zijn beoordeeld en Advantive dus ten opzichte van de andere inschrijvers niet is benadeeld, heeft wellicht gevolgen voor schending van het gelijkheidsbeginsel, maar neemt een schending van het transparantiebeginsel niet weg.

De voorzieningenrechter is van oordeel dat de herbeoordeling die Eindhoven Airport kort voor de behandeling ter zitting heeft laten uitvoeren, geen ander licht werpt op de zaak. Daarvoor is van belang dat de herbeoordeling na het bekend maken van de voorlopige gunning is gedaan en dus te laat heeft plaatsgevonden. Daar komt bij dat de herbeoordeling eigenlijk alleen maar meer vragen heeft doen rijzen. Dat komt omdat de wijze waarop de herbeoordeling heeft plaatsgevonden geenszins inzichtelijk is gemaakt en dus ook onvoldoende transparant is.

De herstelpoging van Eindhoven Airport wordt dus om meerdere redenen niet gehonoreerd. Eindhoven Airport mag niet gunnen op basis van deze aanbesteding.

Voor vragen over aanbestedingen en meer specifiek de beoordeling kunt u contact met mij of team aanbesteden van PlasBossinade contact opnemen.