Wijzigingen tijdens de aanbestedingsprocedure
Wijzigingen bij een aanbestedingsprocedure zijn geen onbekend fenomeen. Vaak gaat het over een wijziging van de opdracht zelf. In de Aanbestedingswet is alleen geregeld in welke mate opdrachten gewijzigd mogen worden nadat ze gegund zijn. Deze regels zijn gebaseerd op het Pressetext-arrest. Over wijzigingen lopende de aanbestedingsprocedure is echter weinig terug te vinden in de wet. Wijzigingen tijdens de aanbestedingsprocedure kunnen overigens niet alleen zien op de opdracht zelf, maar ook op de (inrichting van de) aanbestedingsprocedure of bijvoorbeeld de selectie- en gunningscriteria.
Wijzigingen wezenlijk?
Voor de vraag of bepaalde wijzigingen zijn toegestaan, wordt gekeken of zij wezenlijk zijn. Een wijziging wordt als wezenlijk gezien, indien deze zou (hebben) kunnen leiden tot meer belangstelling van inschrijvers of tot andere inschrijvingen. Daarbij kun je aan verschillende varianten denken. De opdracht zelf kan uitgebreid of ingeperkt worden, in de zin dat er iets bij komt of juist komt te vervallen. Maar de opdracht als zodanig kan ook qua omvang gelijk blijven (het zelfde eindresultaat), terwijl het programma van eisen wordt aangepast (bijvoorbeeld een kortere op langere periode om te realiseren, eisen ten aanzien van materiaal of materieel worden verzwaard of verminderd, et cetera). In de regel worden inschrijvers die zich al als belangstellende in de aanbestedingsprocedure hebben gemeld, wel op de hoogte gestelde van wijzigingen in de opdracht, zodat zij daar rekening mee kunnen houden bij hun inschrijving. Meestal wordt niet gekozen voor een nieuwe publicatie om te onderzoeken of door de wijzigingen andere partijen ook geïnteresseerd zijn. Hoewel dit waarschijnlijk niet altijd terecht is, leidt dit eigenlijk vrijwel nooit tot procedures waarin de aanbesteding ongeldig wordt verklaard.
Andere aanbestedingsprocedure
Het komt ook voor dat een aanbestedende dienst lopende een aanbestedingsprocedure ontdekt dat de gekozen vorm van aanbesteding niet zo handig is. Uit de aard van de gekozen aanbestedingsprocedure, of wellicht beter, uit de aard van de alternatieve aanbestedingsprocedure die de aanbestedende dienst bij nader inzien zou willen toepassen, volgt veelal dat daar niet zomaar mee verder gegaan kan worden. Immers, bijvoorbeeld en dynamisch aankoopsysteem heeft zulke andere kenmerken dat vanuit bijvoorbeeld een openbare aanbestedingsprocedure niet ‘even’ een paar aanpassingen gedaan kunnen worden. Indien de aanbestedende dienst dus wil overstappen, zal zij de lopende procedure moeten intrekken en geheel opnieuw moeten beginnen. In de praktijk wordt nog wel eens overgestapt van bijvoorbeeld een (niet-)openbare procedure naar een mededingingsprocedure met onderhandelingen (buiten de wettelijke mogelijkheden om daartoe over te gaan na een eerdere mislukte aanbesteding). Ook dat is strikt genomen wellicht niet toegestaan, maar indien alle inschrijvers daarbij gelijke kansen behouden (en het alternatief is dat de procedure moet worden ingetrokken) wordt daar meestal wel mee ingestemd.
Selectie-/gunningscriteria
Selectie- en gunningscriteria kunnen tot ver in de aanbestedingsprocedure gewijzigd worden, dat wil zeggen tot vlak voor het moment dat aan de hand van de betreffende criteria beoordeeld gaat worden. Het idee daarachter is dat de inschrijvers daardoor onderling niet worden benadeeld. De nieuwe criteria worden immers op alle inschrijvers toegepast en zij kunnen daar bij hun inschrijving nog rekening mee houden. In alle gevallen geldt overigens wel dat de nuttige werking van het aanbestedingsrecht niet aangetast mag worden. Het mag dus niet zo zijn dat zodra duidelijk wordt wie de inschrijvers zijn, de criteria worden aangepast om een bepaalde inschrijvers meer of juist minder kansen te geven. Als er evenwel objectieve redenen zijn om de gunningscriteria te wijzigen, dan mag dat wel.
Meer weten over de mogelijkheden van het wijzigen van een aanbesteding? Neem gerust contact op voor advies.