Yes, we mogen onderhands gunnen!

Let wel, je mag natuurlijk niet ineens alle werken, leveringen en diensten die je nodig hebt onderhands gunnen, alleen met het argument dat we in het corona tijdperk leven. Je moet nog altijd aan alle strenge regels voldoen, maar de Europese Commissie begrijpt dus wel dat de omstandigheden dusdanig zijn dat sommige opdrachten direct gegund moeten worden en er geen tijd is om een aanbestedingsprocedure te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan de inkoop van medicijnen of medische apparatuur. Je moet dus voor jezelf nagaan welke opdrachten je in de markt wilt zetten en welke mogelijkheden daarvoor bestaan.

Lopende procedures

Ten eerste betreft dat de reeds lopende procedures. In welke fase zit je? Kun je de procedure met een paar aanpassingen gewoon voortzetten of kan aan een groot deel van de procedure niet meer voldaan worden? Bijvoorbeeld omdat geplande fysieke bijeenkomsten niet meer kunnen plaatsvinden. Maar het kan ook zijn dat (een groot deel van) de inschrijvers niet meer (tijdig) aan bepaalde eisen kan voldoen.

Nieuwe procedures

Voor nieuwe opdrachten is het ook de vraag wat nog mogelijk is. Moet je echt onderhands gunnen, vanwege grote spoed, of kun je nog wel een versnelde procedure volgen? En als een versnelde procedure niet voldoet, moet je dan onderhands gunnen of kun je zelf nog een creatieve vorm vinden, waarbij wel meerdere aanbieders een kans krijgen en de mededinging zo min mogelijk beperkt wordt.

Bestaande contracten

En hoe zit het met je lopende contracten? Je voelt wellicht wat druk om een nieuw contract te sluiten, omdat een lopend contract tot een einde komt, maar het zou zomaar kunnen zijn dat het lopende contract nog een korte periode verlengd kan worden, zodat minder druk op de aanbestedingsprocedure voor de nieuwe opdracht komt te staan.

Omvang nieuwe opdrachten

Mocht je wel onderhands (mogen) gunnen, vanwege de corona-omstandigheden, dan moet je je wel beperken tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is. Dus geen contracten voor 15 jaren gunnen. Je hoeft natuurlijk ook niet telkens voor een maand onderhandse opdrachten te verstrekken, maar rekening houden met een horizon waardoor je voorlopig vooruit kunt en dan, zeg over een jaar, opnieuw kunt beoordelen of opnieuw aanbesteed kan en moet worden. Ook daarbij houd je rekening met alle omstandigheden, zoals de aard van de levering of dienst. Als je nu met spoed medische apparatuur nodig hebt, begrijpt iedereen dat je daar langer dan een jaar mee verder kunt en volgend jaar niet nogmaals dezelfde apparatuur zult bestellen. Indien je echter kantoorartikelen wilt bestellen, kun je best een opdracht verstrekken voor zes maanden of een jaar en kan volgend jaar alsnog een uitgebreidere procedure gehouden worden.

Vragen over de mogelijkheden voor lopende of nieuwe aanbestedingen? Bel mij dan gerust.