De procederende overheid; denk aan het procesbesluit!
Ook overheden procederen. Ze maken bijvoorbeeld bezwaar tegen geweigerde rijkssubsidies, kunnen een civiele kort geding procedure starten of stellen hoger beroep in tegen een uitspraak van de bestuursrechter. Als een overheid gaat procederen, is het belangrijk om stil te staan bij de vraag wie – welk bestuursorgaan? – nu precies besluit om zo’n procedure te starten. Ik werk dat hierna uit voor bestuursrechtelijke procedures van de gemeente.
Artikel 160 lid 1 sub e Gemeentewet: B&W nemen procesbesluit
De Gemeentewet is vrij helder. Het college van B&W is het bevoegde bestuursorgaan dat moet beslissen over het voeren van procedures. Het college van B&W neemt daartoe een zogeheten “procesbesluit”.
Wat als een procesbesluit ontbreekt?
In het (verre) verleden toonde de Raad van State zich nog weleens soepel als een rechtsgeldig procesbesluiten ontbrak. Dat kon dan achteraf alsnog worden overgelegd. Tegenwoordig worden de teugels wat strakker aangehaald. Zo oordeelde de Raad van State in een uitspraak van 22 april 2020 over een incidenteel hoger beroepschrift van B&W van Veere. Dat incidenteel hoger beroepschrift was ingediend en ondertekend door een ambtenaar. Echter, er was geen procesbesluit van B&W, althans niet binnen de termijn voor het instellen van incidenteel hoger beroep.
Deze omissie leidde onverbiddelijk tot niet ontvankelijk verklaring van het incidenteel hoger beroep. De Raad van State oordeelde namelijk dat a) een procesbesluit moet worden genomen door het voltallige college en b) dat dat moet gebeuren binnen de hoger beroepstermijn (of in dit geval, de incidentele hoger beroepstermijn). Een onbevoegd genomen procesbesluit, kan dus na het verstrijken van de termijn niet meer rechtsgeldig worden bekrachtigd.
Bestuursorganen moeten hier dus zeer alert op zijn. In een politiek gevoelig of juridisch complexe situatie is een termijn van zes weken voor het voorbereiden en het mailen van een rechtsgeldig procesbesluit soms vrij kort. Een oplossing kan zijn om de bevoegdheid tot het nemen van procesbesluiten (in zijn algemeenheid of in bepaalde categorieën) te mandateren aan een lid van het College (op grond van artikel 168 lid 1 Gemeentewet) of aan ambtenaren.
Hoe dan ook, let erop dat er voor het einde van de (incidentele) hoger beroepstermijn een rechtsgeldig procesbesluit ligt.
Ter geruststelling; de civiele rechter is aanmerkelijk soepeler
Wat hiervoor is vermeld over het ontbreken van een procesbesluit, gaat specifiek over procedures bij de bestuursrechter. Overheden – bijvoorbeeld gemeenten – kunnen ook civielrechtelijk procederen. Ook in dat geval moet er een rechtsgeldig procesbesluit worden genomen. Anders dan zijn bestuursrechtelijke collega, laat de civiele rechter wel toe dat een ontbrekend of niet-tijdig of niet rechtsgeldig genomen procesbesluit hangende de (civiele) procedure nog wordt hersteld of bekrachtigd. Zie voor een voorbeeld een arrest van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden van 6 november 2018, met daarin verwijzingen naar eerdere jurisprudentie. Het ontbreken van een (rechtsgeldig) procesbesluit is in het civielrecht wellicht niet heel professioneel, maar is niet fataal.