Digitale besluitvorming in tijden van corona rechtsgeldig?
Even Skypen of Facetimen in plaats van vergaderen. De laatste weken doen we niet anders. Maar hoe zit het eigenlijk met de rechtsgeldigheid van besluiten die in zo’n digitale vergadering worden genomen? Zijn die net zo geldig als besluiten tijdens een ‘echte’ vergadering?
Bestuurders van organisaties nemen de hele dag besluiten. En ook als het bestuur uit meerdere personen bestaat, worden veel alledaagse besluiten door individuele bestuurders genomen. Meestal op basis van onderling vertrouwen en mondelinge afspraken. Je kunt immers niet alles met elkaar bespreken. Over besluiten die er echt toe doen wordt uiteraard wel overlegd (en in extreme gevallen gestemd). Voor besturen die slechts uit enkele personen bestaan, bieden de statuten vaak genoeg ruimte om dat overleg indien nodig digitaal te doen.
AvA of ALV digitaal?
Genuanceerder ligt dit voor de grotere vergaderingen. Denk aan de AvA van een B.V. met veel aandeelhouders. Of aan een grote vereniging die een digitale ALV wil houden. De wet biedt wel een basis voor digitale vergaderingen, maar niet elke organisatie heeft die bepalingen in de statuten overgenomen. Soms vanuit de overweging dat het de voorkeur heeft dat leden of aandeelhouders elkaar persoonlijk ontmoeten tijdens een AvA of ALV. Met veel deelnemers wordt digitaal vergaderen niet altijd als gelijkwaardig of prettig alternatief gezien voor een discussie in een fysieke vergadering. En eerlijk: wie had bij het maken van statuten gedacht dat we in deze corona-situatie zouden belanden?
Volmacht
In middelgrote vergaderingen is werken met volmachten vaak ook nog wel een optie. Zo kan in elk geval het aantal aanwezigen beperkt worden, terwijl mensen toch hun stem kunnen laten horen. En anders is op grond van de statuten van bijna elke organisatie schriftelijk of per e-mail vergaderen mogelijk een alternatief voor een echte vergadering, als de nood aan de man komt.
Kijk eens in de statuten wat er bij jouw organisatie geregeld is. Wij denken graag mee over het uitbreiden van de mogelijkheden tot digitaal vergaderen. En als je dan toch de statuten in de hand hebt: is er wel een goede regeling getroffen voor als een bestuurder plotseling geveld wordt door corona? Hopelijk nooit nodig, maar toch...we helpen je graag.