Wat is een raamovereenkomst en hoe werkt het?
Het komt regelmatig voor dat een overheidsorganisatie weet dat een inkoopbehoefte gaat ontstaan, maar de organisatie nog niet precies kan aangeven wanneer in deze behoefte moet worden voorzien, of wat de exacte omvang daarvan is. Het is in die situaties vaak niet wenselijk om, op het moment dat een behoefte zich verwezenlijkt, nog een aanbestedingsprocedure te doorlopen. Een raamovereenkomst biedt mogelijk uitkomst.
Hoe werkt een raamovereenkomst?
Een raamovereenkomst is een schriftelijke overeenkomst tussen één of meer aanbesteders en één of meer ondernemers, met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden (zoals prijs, kwaliteit, hoeveelheid en looptijd) inzake overheidsopdrachten vast te leggen.
Hoe besteed ik een raamovereenkomst aan?
Als de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten meer bedraagt dan de Europese drempelbedragen, dan moet deze (als normale overheidsopdracht) worden aanbesteed. Is dat gebeurd, dan is het de aanbesteder toegestaan om tijdens de looptijd van de overeenkomst overheidsopdrachten via de raamovereenkomst te plaatsen.
Hoe gaat dat in zijn werk? Als de raamovereenkomst gesloten is met één ondernemer, dan kan de opdracht direct worden gegund op de in de raamovereenkomst vastgelegde voorwaarden.
Is de raamovereenkomst gesloten met 2 of meer ondernemers, dan kunnen alleen direct nadere opdrachten worden gegund als alle voorwaarden (waaronder ook de gunningscriteria worden verstaan) voldoende in de raamovereenkomst zijn bepaald.
Is dat niet het geval, dan moet een zogenaamde “minicompetitie” volgen voordat de opdracht wordt gegund. De aanbesteder moet de ondernemers dan vragen inschrijvingen in te dienen, die hij moet beoordelen volgens de gunningscriteria (die in de raamovereenkomst of de aanbestedingsstukken staan).
Hoe lang mag een raamovereenkomst duren?
Raamovereenkomsten mogen voor een periode van 4 jaren worden aangegaan, zodat gedurende deze 4 jaren overheidsopdrachten onder deze overeenkomst kunnen worden uitgezet.
Ook op de laatste dag van die 4 jaar kan dus nog een opdracht worden uitgezet, die na verloop van de raamovereenkomst wordt uitgevoerd. De looptijd van de opdracht hoeft dus niet samen te vallen met die van de raamovereenkomst.
Bestaat er een afnameplicht onder de raamovereenkomst?
Een afnameplicht is er in beginsel niet. Daar staat tegenover dat opdrachten die onder de scope van de raamovereenkomst vallen, in beginsel enkel gegund mogen worden aan een partij met wie de raamovereenkomst is gesloten.
Hoe zit dat met het preciseren van de omvang?
In het Antitrust-arrest heeft het Hof van Justitie van de Europese Unie geoordeeld dat de aanbesteder van meet af aan de maximale omvang van de toekomstige opdrachten moet preciseren. Verwijzen naar de “normale behoefte” (of: het kan alle kanten op) is hiermee verleden tijd.
Zodra het aangegeven maximum is bereikt, is de raamovereenkomst uitgewerkt. Dan kan er (dus) geen nadere opdracht meer onder de raamovereenkomst worden uitgezet.
Een kleine nuance is daarbij wel op zijn plaats. Hoofdstuk 2.5 van de Aanbestedingswet geeft de aanbesteder namelijk een zekere marge om een bestaande overeenkomst te wijzigen. Die marge lijkt ook gebruikt te mogen worden bij raamovereenkomsten en dus: bij het opgegeven maximum.
Ten slotte wijs ik er op dat bij het preciseren van het maximum natuurlijk altijd goed moet worden nagedacht: een te lage inschatting betekent dat de raamovereenkomst (te) snel is uitgewerkt. Een te hoge inschatting is ook niet zonder risico. Enige marge heeft de aanbesteder wel, maar is de inschatting bijvoorbeeld onrealistisch hoog, dan bestaat het risico dat de ondernemer daardoor schade lijdt en die kan verhalen op de aanbesteder.